“Tất tần tật” về quy trình chào đón nhân viên mới chuẩn mẫu
Lượt Xem 796

Rời Quân đội Mỹ sau sáu năm làm việc với cương vị là một phi công trực thăng – nơi Greg Furstner đã nhận được Huy hiệu Ngôi Sao Đồng (Bronze Star) và Huân chương Quân đội Mỹ (Air Medal) cho những chiến công anh hùng của mình – ông đã có 26 năm trong nghề như một người thường dân, bày tỏ niềm tin của mình trong việc trình diễn những kĩ năng lãnh đạo giỏi trong mọi thời đại, và đưa mọi người vào vị thế tốt nhất để đi đến thành công.

Không khó để nhận ra rằng, ông đã vô cùng thành công trong vai trò dẫn dắt và là người đứng đầu trong quản trị nhân sự. Greg Furstner hiện là Senior Vice President – Human Resources tại SkillPath, một tổ chức thành lập năm 1989, dẫn đầu trong mảng Đào tạo và Phát triển cung cấp các chiến lược đào tạo như đào tạo tại chỗ, nội dung và chương trình giảng dạy, hội thảo công cộng và chương trình học trực tuyến cho các công ty Fortune 500, cơ quan chính phủ, trung tâm y tế và trường đại học.

Greg tin rằng, nếu một người lãnh đạo được bao quanh bởi những con người tốt nhất, điều tuyệt vời sẽ xảy ra ở mọi công ty, tổ chức. Ông ủng hộ việc xây dựng cơ sở hạ tầng vừa đủ trong công ty hỗ trợ tăng trưởng nhanh, nhưng vẫn đủ linh hoạt để thích ứng với nhu cầu của từng nhân viên, như là một cách thể hiện sự tôn trọng với công ty với mỗi một nhân viên.

Với thị trường lao động cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc tuyển dụng và giữ chân nhân tài đã và đang là một bài toán hóc búa dành cho các chuyên gia quản lí nhân sự.

Theo báo cáo Triển vọng Việc làm và Xã hội Thế giới: Xu hướng 2019 của Tổ chức Lao động Quốc tế, tỷ lệ thất nghiệp dự kiến ở khu vực Châu Á – Thái Bình Dương sẽ duy trì ở mức khoảng 3,6% tới năm 2020, thấp hơn mức trung bình toàn cầu. Riêng tại Việt Nam, tỉ lệ thất nghiệp là 2.2% theo thống kê vào tháng Tư năm 2019 của IMF – International Monetary Fund (Quỹ Tiền Tệ Quốc Tế).

Điều đó chỉ ra rằng, cơ hội việc làm ở các lĩnh vực ngành nghề luôn nhiều hơn số lượng nhân sự đang thất nghiệp. Kèm theo đó, với nhiều doanh nghiệp Việt Nam, việc tìm kiếm nhân sự cấp cao cho các vai trò quản trị, quản lí càng là một thử thách khó khăn, đôi khi họ phải chấp nhận thuê chuyên gia nước ngoài vì không tìm được ứng viên người Việt phù hợp. Tóm lại, mức độ cạnh tranh trong thị trường lao động hiện nay là gay cấn hơn bao giờ hết.

Nếu bạn đủ may mắn tìm được một ứng viên vô cùng sáng giá cho vị trí còn trống, những ấn tượng ban đầu sẽ quyết định rất nhiều đến quyết định có gia nhập công ty hay không của các ứng viên này. Ứng viên bên ngoài và nhân viên mới luôn rất nhạy cảm với trải nghiệm của họ tại công ty, ngay cả trước khi họ bắt tay vào công việc. Với kinh nghiệm đào tạo hàng ngàn nhân viên trong sự nghiệp 30 năm quản trị nhân sự, Greg Furstner đã nhận ra rằng:

Thứ nhất: Công ty cần phải chắc chắn một điều rằng những gì được quảng cáo cho vị trí công việc và văn hóa công ty sẽ là chính xác những gì nhân viên mới sẽ trải nghiệm thực tế khi bước vào công ty.

Thứ hai: Đừng có nhồi nhét quá nhiều thông tin, hoặc khối lượng công việc quá lớn cho nhân viên trong những ngày đầu tiên của họ tại công ty.

Thứ ba: Tuần làm việc đầu tiên, cách họ được chào đón như thế nào, môi trường làm việc có khiến họ thoải mái hay không sẽ là những điều nhân viên của bạn nhớ đến nhiều nhất sau quá trình làm việc tại công ty, và cũng là điều họ thường kể cho những người khác, trong và ngoài công ty, với khả năng cao nhất.

Thứ tư: Tuần làm việc đầu tiên cũng là thời điểm một nhân viên mới đưa ra quyết định ở lại hay không, và liệu rằng họ sẽ muốn gắn bó lâu dài với công ty hay không.

“Tất tần tật” về quy trình chào đón nhân viên mới chuẩn mẫu

 

4 mục tiêu mà mỗi quy trình chào đón nhân viên mới cần đạt được

Trải nghiệm một quy trình chào đón nhân viên sơ sài, không như mong đợi sẽ khiến nhân viên mới cảm nhận rằng tổ chức của bạn đang được quản lý kém và công ty đã không chuẩn bị chu đáo cho sự xuất hiện của họ. Đặc biệt trong thị trường lao động cạnh tranh ngày nay, một quy trình chào đón nhân viên toàn diện là điều người đi làm nào cũng kỳ vọng, và là nhiệm vụ bắt buộc của mọi đội ngũ nhân sự.

Một chương trình chào đón nhân viên mới chuẩn mẫu phải đạt được các mục tiêu sau:

  • Tạo cơ hội cho nhân viên mới kết nối với đồng nghiệp của họ và người đứng đầu của tất cả các phòng ban trong công ty.
  • Giúp nhân viên cảm thấy mình được chào đón, và chuẩn bị tốt hơn cho vai trò mới
  • Củng cố sự tự tin ở nhân viên mới, tạo điều kiện để họ đạt được những thắng lợi nhỏ ngay từ những ngày đầu gia nhập công ty.
  • Khuyến khích họ gắn bó lâu dài với công ty, giảm các chi phí liên quan đến tuyển dụng, đào tạo,...

Để chương trình chào đón nhân viên mới đáp ứng được những kì vọng trên, bộ phận nhân sự bắt buộc phải có được sự tham gia của các nhà quản lí trong công ty, và người có vai trò quan trọng nhất là người quản lí trực tiếp của nhân viên mới đó.

 

Hỗ trợ nhân viên mới ngay từ ngày đầu gia nhập là QUÁ MUỘN

Khi ứng viên chấp nhận offer công việc, giữ liên lạc và hỗ trợ họ chuẩn bị cho ngày đầu đi làm. Dù ngày họ chấp nhận offer cách ngày đi làm đầu tiên chỉ hai ngày, hay đến hai tuần, hai tháng, hãy cứ giữ liên lạc.

Bằng cách chia sẻ thông tin về công ty, phúc lợi nhân viên đến được trước ngày họ gia nhập công ty, bạn đã tiết kiệm cho nhân viên mới rất nhiều thời gian cho ngày làm việc đầu tiên của họ. Thay vào đó, họ sẽ dồn nhiều sự chú ý hơn vào con người, văn hóa và định hướng của công ty.

Do đó, việc chuẩn bị những tài liệu cần thiết thể hiện đầy đủ các thông tin về công ty, lợi ích của nhân viên cho mỗi nhân viên mới là cực kì cần thiết để “lấy điểm” với họ ngay trước khi họ vào công ty. Một bài viết nhằm làm nổi bật các giá trị và thương hiệu tuyển dụng của công ty cần được gửi đến nhân viên càng sớm càng tốt sẽ trở thành công cụ giúp kết nối họ với tổ chức. Các văn phòng phẩm cần thiết như bút, sổ tay, cốc uống nước,… đại diện cho những giá trị cốt lõi hoặc đặc trưng cho công ty bạn cần được đầu tư và chú trọng.

Hãy tương tác với nhân viên mới bằng cách chia sẻ cho họ những đoạn video, những bài đăng trên mạng xã hội hay những hình ảnh liên quan đến văn hóa công ty. Bên cạnh đó, hãy cân nhắc về việc làm một cuộc khảo sát qua mail để tìm hiểu thêm thông tin cá nhân của nhân viên mình, ví dụ như sở thích, món ăn yêu thích, các website để học và phát triển chuyên môn yêu thích. Sau đó, hãy chia sẻ những thông tin đó đến những thành viên khác của công ty, đặc biệt là đội nhóm của họ.

Khuyến khích các nhân viên kết nối với nhau qua LinkedIn, Facebook hay các phương tiện khác, vì thế họ có thể biết mặt và tên của nhau trước khi bắt đầu công việc.

Cuối cùng, hãy chắc chắn rằng bàn làm việc, máy móc, các thiết bị hỗ trợ cho công việc của họ được thiết lập sẵn sàng ngay ngày đầu tiên. Điều này bao gồm cả việc tạo một tài khoản email mới, thêm vào những phần mềm và cung cấp quyền truy cập đến mạng nội bộ hay máy chủ của công ty.

“Tất tần tật” về quy trình chào đón nhân viên mới chuẩn mẫu

 

Và phần còn lại, nhân viên gia nhập công ty và đội nhóm của họ như thế nào, họ sẽ ở lại lâu dài hay ra đi ngay từ những ngày đầu tiên, người giữ vai trò quan trọng nhất chính là người quản lí trực tiếp của họ. Vậy vai trò của các nhà quản lí là làm gì? Ở mỗi giai đoạn của quy trình này, vai trò của nhà quản lí khác nhau ra sao?

 

Ngày đầu tiên: “Lấy điểm” với nhân viên mới

Khi nhân viên mới vừa đến công ty, chào đón họ ngay cổng chính, dẫn họ đi một vòng công ty, giới thiệu các khu vực khác nhau như phòng giải lao, phòng gym và nhà vệ sinh, giới thiệu họ với đồng nghiệp, đội nhóm của họ, lên kế hoạch cho họ gặp gỡ với các thành viên chủ chốt ở các bộ phận khác càng sớm càng tốt.

Ở cương vị là nhà quản lí trực tiếp, bạn sẽ cần phải thảo luận với họ về các trách nhiệm công việc cụ thể của từng bộ phận, mục tiêu, định hướng, cấu trúc và vai trò của bộ phận họ đang làm việc đối với công ty. Không kém phần quan trọng, nhân viên mới cũng cần biết vai trò của họ đối với sự phát triển chung của tổ chức, và cách để họ có thể cống hiến cho sự thành công chung của công ty.

Để giúp cho nhân viên mới đạt được một vài thành tựu hay thắng lợi nhỏ trong tuần làm việc đầu tiên, hãy giao những nhiệm vụ có hướng dẫn cụ thể, cung cấp nguồn cũng như trả lời những thắc mắc từ họ. Một vài nhân viên có xu hướng do dự để hỏi sếp của mình mỗi khi họ có gì đó không hiểu, vì thế, hãy ghép đôi, hoặc gợi ý họ làm việc chung với một người đồng nghiệp nào đó để có thể nhanh chóng giải đáp những thắc mắc hàng ngày, ví như hộp thư hay đồ đạc nằm ở đâu trong công ty chẳng hạn.

Đừng để cho nhân viên mới ăn trưa một mình vào ngày bắt đầu. Bạn sẽ hiểu hơn về cấp dưới của mình nếu chủ động mời họ đi ăn đấy!

 

30 ngày làm việc đầu tiên: Giải đáp thỏa đáng mọi câu hỏi của nhân viên

Gặp gỡ, tương tác với nhân viên là điều bắt buộc, ngay từ ngày đầu tiên, đến ngày cuối cùng họ làm việc tại công ty. Hãy tạo một lịch trình họp mặt cố định theo tuần hoặc theo tháng để thảo luận về những dự án hiện tại, ý tưởng mới, hay những khó khăn mà nhân viên đang gặp phải trong quá trình làm việc.

Khuyến khích nhân viên mạnh dạn đặt câu hỏi và đưa ra phản hồi thỏa đáng cho họ, đặt biệt là trong 30 ngày làm việc đầu tiên. Xem thử họ có đang hòa nhập tốt với công việc và đồng nghiệp hay không. Tạo điều kiện để gắn kết nhân viên mới với những giá trị văn hóa của công ty, giúp họ hiểu lí do nào thúc đẩy nền văn hóa đó, đồng thời giải thích cách mà công ty vận hành hiện tại.

Sau khi bàn giao những nhiệm vụ ban đầu, bạn sẽ sớm nhận ra nhân viên mới đang thiếu các kĩ năng cụ thể nào, trên cơ sở đó, chuẩn bị kế hoạch đào tạo chuyên sâu, đồng thời kết hợp với những kĩ năng mềm như giao tiếp hay kỹ năng làm việc nhóm.

 

90 ngày làm việc đầu tiên: Củng cố khả năng làm việc độc lập và năng lực làm việc của nhân viên

Ở cột mốc 90 ngày, lúc này nhân viên của bạn gần như đã biết cách ổn định và giải quyết công việc một cách độc lập. Hãy tiếp tục ủng hộ những công việc độc lập của họ, trả lời thắc mắc khi cần thiết, và nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân.

Các nhà quản lí cũng có thể thành lập một kế hoạch đo lường năng lực của cấp dưới, đồng thời tạo ra một dự án bổ trợ cho kế hoạch nêu trên. Hãy chắc rằng nhân viên hiểu được cách vận hành của kế hoạch đó, cũng như cách để họ có thể đạt được những mục tiêu được đề ra.

Hơn nữa, hãy khuyến khích sự phát triển chuyên môn của từng cá nhân. Để dành riêng một khoản cho những cuộc hội nghị, hiệp hội thương mại, và khiến cho nhân viên chú ý đến những cơ hội học hỏi quý giá này.

Khi xu hướng và công nghệ thay đổi từng ngày từng giờ, quy trình chào đón nhân viên mới cũng phải chạy theo. Hãy lấy phản hồi từ nhân viên mới, từ đó đo lường độ hiệu quả cập nhật và làm mới quy trình của bạn. Một quy trình chào đón nhân viên thành công là tiền đề để nhân viên hòa nhập tốt, tăng năng suất và hiệu quả làm việc.

 

— HR Insider / Theo Forbes —
VietnamWorks
 – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

 

Bài Viết Liên Quan

CEO tại Hootsuite chia sẻ cách ngăn nhân viên của mình nhảy việc?

CEO tại Hootsuite làm gì để ngăn nhân viên của mình nhảy việc?

Bạn muốn hạn chế nhân tài nhảy việc? Hãy cho họ thử nghiệm ở những vị trí khác nhau trong công ty – theo Ryan...

Chuyên gia từng 6 năm làm tuyển dụng tại Google chia sẻ bí quyết phỏng vấn ứng viên

Chuyên gia từng 6 năm làm tuyển dụng tại Google chia sẻ bí quyết phỏng vấn ứng viên

Bạn mong muốn các ứng viên phải chuẩn bị thật kĩ trước khi đến buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, giống như con đường hai chiều,...

Anh Tăng Trị Trọng: Nhân sự kỷ nguyên mới cần có 3 chữ “HI”

Nhân sự kỷ nguyên mới cần có 3 chữ “HI”: HI TOUCH – HI TRUST – HI TECH

Tiến vào kỷ nguyên mới 2020, liệu rằng chúng ta có bị lu mờ trong thế giới của máy móc, phần mềm, và trí thông...

Joan C. Williams - Nghiên cứu 20 năm về định kiến cá nhân nơi làm việc

Nghiên cứu 20 năm về định kiến cá nhân nơi làm việc và các chương trình đào tạo về tính đa dạng cho nhân viên

Chìa khóa then chốt ở đây chính là đưa người ngoài vào cuộc, giảm bớt gánh nặng cho những ai đang phải một mình chống...

Bất cứ nhân viên nào cũng cần một chế độ nghỉ “thai sản”

Alexis Ohanian - nhà đồng sáng lập Reddit và nhà lãnh đạo của công ty đầu tư Initialized Capital với tư cách là nhà đồng...

Bài Viết Liên Quan

CEO tại Hootsuite chia sẻ cách ngăn nhân viên của mình nhảy việc?

CEO tại Hootsuite làm gì để ngăn nhân viên của mình nhảy việc?

Bạn muốn hạn chế nhân tài nhảy việc? Hãy cho họ thử nghiệm ở những...

Chuyên gia từng 6 năm làm tuyển dụng tại Google chia sẻ bí quyết phỏng vấn ứng viên

Chuyên gia từng 6 năm làm tuyển dụng tại Google chia sẻ bí quyết phỏng vấn ứng viên

Bạn mong muốn các ứng viên phải chuẩn bị thật kĩ trước khi đến buổi...

Anh Tăng Trị Trọng: Nhân sự kỷ nguyên mới cần có 3 chữ “HI”

Nhân sự kỷ nguyên mới cần có 3 chữ “HI”: HI TOUCH – HI TRUST – HI TECH

Tiến vào kỷ nguyên mới 2020, liệu rằng chúng ta có bị lu mờ trong...

Bất cứ nhân viên nào cũng cần một chế độ nghỉ “thai sản”

Alexis Ohanian - nhà đồng sáng lập Reddit và nhà lãnh đạo của công ty...

Nhận bài viết qua email cùng
HR Insider – VietnamWorks.

Scroll Up