• 11/10/2018
  • 864

“Văn hóa” email – những điều nên làm và không nên làm

Thế giới kinh doanh dần thay đổi khi việc sử dụng email trở nên thông dụng vào đầu những năm 90s. Hiện nay, email đã trở thành một phần không thể thiếu trong một ngày làm việc của chúng ta. Dựa trên nghiên cứu của International Data Corporation (IDC), người lao động dành 28% một tuần làm việc để đọc và trả lời email.

 

Trong khi chúng ta đang cố gắng làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn, đừng quên những quy định trong giao tiếp dù dưới bất kỳ dạng nào. Sau đây là những điều nên làm và không nên làm bạn cần biết:

     1. Nên có “Subject” (Tiêu đề) rõ ràng

Đa phần chúng ta phải đương đầu với hàng trăm mail mỗi ngày, nên Subject Line càng rõ ràng thì cơ hội mail chúng ta được đọc càng cao.

     2. Đừng quên “Signature” (Chữ ký)

Mọi email nên bao gồm chữ ký nhằm mục đích nói với người nhận bạn là ai và làm thế nào để liên lạc được với bạn. Đặt nó ở chế độ tự động ở dưới mỗi mail, bao gồm tất cả những thông tin liên lạc để người nhận không phải tìm địa chỉ, email, hoặc số điện thoại.

     3. Nên dùng lời chào trang trọng

Sử dụng “Này”, “Ê” không mang lại sự chuyên nghiệp, dù bạn biết người nhận rõ đến mức nào. Hãy thay bằng “Chào” hoặc “Xin chào”. Để trang trọng hơn, bạn có thể sử dụng “Dear” (Thân chào, Kính chào) rồi thêm tên vào. Hãy nhớ rằng đừng rút ngắn tên người nhận nếu chưa nhận được sự cho phép của họ.

     4. Đừng sử dụng khiếu hài hước

Sự hài hước của bạn sẽ không được diễn tả rõ ràng qua mail. Điều bạn nghĩ là hài hước đôi khi sẽ bị người khác giải nghĩa sai, hoặc xem đó là một sự châm biếm khi không có sự trợ giúp của giọng điệu hay biểu cảm gương mặt. Khi bạn do dự, hãy bỏ khiếu hài hước khỏi những giao tiếp trong công việc.

     5. Nên đọc lại và kiểm tra lỗi chính tả

Đừng ngạc nhiên khi bạn bị đánh giá bởi cách bạn soạn mail. Cụ thể hơn, nếu email của bạn rải rác lỗi chính tả và ngữ pháp, người khác sẽ đánh giá bạn lôi thôi, bất cẩn, hoặc có thể không học thức. Hãy kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và tin nhắn của bạn trước khi nhấn nút “gửi”.

     6. Nên trả lời tất cả mail

Hãy trả lời mọi email hợp lệ được gửi cho bạn đúng lúc và lịch sự. Dù bạn không có câu trả lời vào lúc này, hãy dành thời gian để trả lời rằng bạn đã nhận được email. Bạn cũng có thể nhắc nhở người gửi nếu email bị gửi nhầm người.

     7. Đừng gửi mail khi bạn đang giận dữ

Đừng bao giờ gửi một email mang giọng điệu giận dữ hoặc khiếm nhã. Hãy cân nhắc kỹ trước khi gửi nó. Nếu bạn giận dữ, hãy để email đó vào thư mục “Draft” (Nháp), và xem lại sau khi bạn đã bình tĩnh hơn và có thời gian để soạn ra một câu trả lời thích hợp.

     8. Nên giữ những email cá nhân một cách bí mật

Rất dễ dàng để chia sẻ email, dù đó có thể chỉ là hành động vô ý. Nếu bạn phải chia sẻ những thông tin mang tính riêng tư hay mang tính tuyệt mật cao, hãy gặp mặt hoặc chia sẻ qua điện thoại. Hãy xin phép trước khi kèm những tài liệu nhạy cảm trong phần thân bài hoặc phần “Attachment” (thư mục đính kèm).

     9. Đừng lạm dụng dấu chấm than!

Dấu chấm than và những dấu hiệu diễn tả sự hào hứng chẳng hạn như biểu tượng cảm xúc, từ viết tắt và tất cả CHỮ IN HOA sẽ không được diễn dịch tốt khi giao tiếp trong kinh doanh. Hãy bỏ qua những dấu chấm than trừ khi bạn biết cực kỳ rõ người nhận. Sử dụng một chuỗi dấu chấm than cũng rất không chuyên nghiệp!

Tags: Bí quyết
Đánh dấu yêu thích

VỀ NGƯỜI VIẾT

HR Insider

Tài khoản chính thức của ban biên tập HR Insider thuộc VietnamWorks.

CHO NGƯỜI TÌM VIỆC

HR Insider là cổng thông tin sự nghiệp - nhân sự do VietnamWorks vận hành nhằm giúp người đi làm, người tìm việc và nhà tuyển dụng đạt được ước mơ của mình.

Lên đầu trang