• 16/08/2017
  • 24 K

Những quy tắc trao đổi qua email dân văn phòng phải "thuộc nằm lòng"

Khi đi làm, một trong những kĩ năng cơ bản nhất mà chúng ta cần nắm chính là viết email sao cho “chuẩn” nhất. Phần lớn mọi người cho rằng: “Viết email dễ mà, chỉ cần sử dụng ngôn từ trang trọng hơn thôi!” – Chà, cũng đúng, nhưng thiếu nhiều quá! Nếu bạn cũng đang nghĩ giống số đông và hổng biết tại sao Vui Vẻ lại nói “thiếu” thì đây là câu trả lời:

MỘT EMAIL “CHUẨN KHÔNG CẦN CHỈNH” CẦN CÓ GÌ?

  • HÃY viết tựa đề email một cách rõ ràng, đủ để người nhận biết được mục đích email của bạn là gì, tuyệt đối không để trống tựa đề. Đây là một trong những cách tốt nhất để email của bạn không bị “ngó lơ” đó!
  • HÃY tạo và sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp. Khi đi làm, đồng nghiệp, sếp và đối tác không quan tâm bạn là “thoconchienbanh@gmail.com” hay “anhchangdeptrai@gmail.com” đâu nha!
  • HÃY chắc chắn là bạn điền đúng địa chỉ email của người nhận để tránh gặp phải phiền phức sau này, nhất là những email quan trọng.
  • HÃY chú ý trong việc sử dụng HTML hay tệp đính kèm, vì ở một số máy chủ, HTML và định dạng của tệp đính kèm có thể bị chặn khiến người nhận không thể mở tệp.
  • HÃY luôn mở đầu và kết thúc email bằng lời chào, cảm ơn phù hợp với từng đối tượng. Ở cuối email, hãy kèm theo chữ kí, tên công ty, số điện thoại, địa chỉ email của bạn,…
  • HÃY tìm hiểu về đối tượng nhận email trước khi gửi, bởi lẽ, mỗi nền văn hóa khác nhau sẽ có cách nói và viết khác nhau. Ví dụ, người châu Á có xu hướng muốn tìm hiểu thông tin về bạn trước khi đọc tiếp đoạn nội dung phía sau; trong khi người Mỹ, Đức,..lại muốn nắm rõ nội dung email ngay từ đầu mà không cần “vòng vo” giới thiệu.
  • HÃY điền địa chỉ người nhận cuối cùng vì trong khi soạn mail, sẽ có lúc do bất cẩn, bạn nhấn nhầm vào nút “gửi” khi chưa hoàn thành và…thế là “tiêu”!
  • HÃY giữ nguyên kiểu chữ, màu sắc và kích thước theo đúng chuẩn ban đầu vì khi viết email, chúng ta phải chắc chắn rằng bất cứ ai cũng có thể đọc và hiểu chúng một cách dễ dàng nhất.
  • HÃY nhấn “Reply” thay vì “Reply All” nếu như đối tượng mà bạn đang muốn gửi mail không còn là tất cả mọi người để tránh làm phiền người khác.
  • HÃY in đậm những thông tin, từ khóa quan trọng nhất.

VẬY, ĐÂU LÀ ĐIỀU MÀ MỘT EMAIL “TỐT” CẦN TRÁNH?

  • ĐỪNG viết dài dòng, trong trường hợp cần trao đổi thông tin cụ thể, hãy gửi thêm tệp đính kèm ghi rõ chi tiết nội dung mà bạn muốn đề cập và nhắc nhở người nhận chú ý phần đính kèm.
  • ĐỪNG viết email khi “nỗi sầu” hay sự bực bội trong người chưa được “giải tỏa” vì sau khi “thức tỉnh”, bạn sẽ phải bàng hoàng và hối hận với nội dung email mà mình đã viết và gửi đi đấy!
  • ĐỪNG nhấn “Caps Lock” để viết toàn bộ email vì viết mọi thứ bằng chữ in hoa thường khiến người nhận nghĩ rằng bạn đang nóng giận hay “dằn mặt” họ.
  • ĐỪNG chia sẻ nội dung riêng tư, bí mật thông qua email.
  • ĐỪNG viết bất cứ điều gì mà bạn cảm nhận được rằng, nếu email của mình được “chuyển tiếp” qua hộp thư của người khác, “lưu” hay “in”, bạn sẽ gặp rắc rối; thậm chí, khi xảy ra những chuyện không mong muốn, có thể email được xem như là một bằng chứng xác thực đáng tin cậy trước tòa.
  • ĐỪNG dùng email để trao đổi những điều khó hiểu, vì khi có cơ hội giải thích thì mọi chuyện cũng “đã đành”.
  • ĐỪNG im lặng hoặc trả lời email quá chậm, ngay cả khi người gửi chuyển mail cho bạn do nhầm lẫn.
  • ĐỪNG dùng biểu tượng cảm xúc vì nó thích hợp cho các cuộc tán gẫu thân mật hơn là trao đổi công việc. Ngoài ra, trong những trường hợp khác nhau, các biểu tượng cảm xúc cũng sẽ được hiểu theo nhiều cách, do đó để không bị hiểu lầm và gây nhiều phiền toái, tốt nhất là không sử dụng chúng.
  • ĐỪNG lạm dụng “CC” quá nhiều nếu bạn phải gửi email cho nhiều người cùng một lúc, bởi lẽ, vì lí do riêng, một số người sẽ cảm thấy không hài lòng khi địa chỉ email của mình bị tiết lộ cho nhiều người. Vì vậy, hãy dùng “BCC” để tránh gặp phải trường hợp này nha!
  • ĐỪNG viết sai chính tả trong mọi email, nhất là khi trao đổi công việc vì điều này khiến người đối diện dễ dàng nghĩ rằng bạn thiếu chuyên nghiệp, không kĩ lưỡng.
Tags: Bí quyết
Đánh dấu yêu thích

VỀ NGƯỜI VIẾT

Mr. Vui Vẻ

Mr. Vui Vẻ là một trong những tác giả rất được yêu thích của HR Insider, cũng là chủ biên của loạt email newsletter gửi đến người dùng của VietnamWorks vào mỗi chủ nhật hàng tuần.

CHO NGƯỜI TÌM VIỆC

HR Insider là cổng thông tin sự nghiệp - nhân sự do VietnamWorks vận hành nhằm giúp người đi làm, người tìm việc và nhà tuyển dụng đạt được ước mơ của mình.

Lên đầu trang